Contrato de Encargo del Tratamiento de Datos Personales

Lo celebran:

• [Nombre del colegio], RUC [●], representado por [●] en calidad de [●] («el Colegio», responsable del tratamiento);
• [●] Neoshock Inc., [●] («Neoshock», encargado del tratamiento), titular de la plataforma Bloomly.

Se rige por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su Reglamento General.

1. Objeto

Neoshock trata los datos personales que el Colegio registra en Bloomly por cuenta del Colegio y solo para prestarle el servicio contratado: gestión académica y administrativa, portal de familias, desarrollo integral, expediente del DECE, cobros y facturación electrónica, y el Asistente Bloomly cuando el Colegio lo use.

2. Datos y titulares

• Titulares: estudiantes (menores de edad), representantes y familiares, personal del Colegio.
• Datos: los de la sección 2 de la Política de Privacidad, incluidos los datos sensibles (salud, discapacidad, NEE, etnia, desarrollo integral y DECE).
• Duración: la del contrato de servicios, más los plazos de devolución y eliminación de la cláusula 9.

3. Obligaciones del Colegio (responsable)

1. Contar con una base legal para cada tratamiento y obtener y mantener los consentimientos que correspondan. Bloomly le ofrece las herramientas para hacerlo (documento 3).
2. Decidir quién accede, con qué rol y permisos, y desactivar a tiempo a quien ya no debe acceder.
3. Atender los derechos de los titulares, con el apoyo de Neoshock.
4. Inscribirse en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales cuando la Autoridad lo exija.
5. Velar por la exactitud de los datos que registra.

4. Obligaciones de Neoshock (encargado)

1. Tratar los datos solo según las instrucciones documentadas del Colegio (este contrato y la configuración que el Colegio hace en Bloomly), y avisarle si una instrucción le parece contraria a la ley.
2. No usar los datos para fines propios: ni publicidad, ni venta, ni entrenamiento de modelos de IA. Solo puede usar estadísticas agregadas y anonimizadas de uso para mejorar el servicio.
3. Garantizar la confidencialidad de su personal, con compromisos firmados.
4. Aplicar las medidas de seguridad del Anexo A.
5. Apoyar al Colegio para responder a los derechos de los titulares, con exportaciones y correcciones.
6. Notificar al Colegio cualquier vulneración de seguridad sin demora y en un máximo de 48 horas desde que la conozca, con la información disponible, para que el Colegio cumpla los plazos de notificación de la LOPDP.
7. Llevar el registro de las actividades de tratamiento que hace por encargo.
8. Permitir que el Colegio verifique el cumplimiento, con información razonable o una auditoría acordada con anticipación.

5. Acceso del equipo Bloomly

El personal de Neoshock no consulta datos de estudiantes salvo que:

• (a) el Colegio conceda un acceso temporal de soporte: entre 24 horas y 7 días, limitado y con cada consulta registrada y visible para el Colegio; o
• (b) sea indispensable para resolver un incidente de seguridad o de funcionamiento, lo que se informa al Colegio.

6. Subencargados

El Colegio autoriza a Neoshock a usar los subencargados del documento 5. Neoshock:

• les impone obligaciones equivalentes a las de este contrato;
• avisa al Colegio con 30 días de anticipación antes de agregar o cambiar uno. El Colegio puede oponerse con motivos razonables y, si no hay solución, terminar el contrato sin penalidad.

7. Transferencia internacional

El Colegio autoriza que los datos se alojen en Estados Unidos, con los subencargados del documento 5, amparados en sus contratos de tratamiento de datos y en las garantías que exige la LOPDP.

8. Asistente Bloomly

Solo procesa datos de estudiantes cuyo representante dio su consentimiento de IA. Envía al modelo el mínimo necesario y seudonimizado. Nunca procesa casos confidenciales del DECE. No produce decisiones automatizadas.

9. Fin del contrato

Al terminar, Neoshock:

• deja los datos disponibles para que el Colegio los exporte durante 60 días;
• después los elimina en 30 días, incluidas las copias de respaldo cuando roten;
• entrega una constancia de eliminación si el Colegio la pide.

Neoshock solo conserva lo que la ley le obliga a guardar, como sus propios registros tributarios.

10. Responsabilidad

Cada parte responde por sus propios incumplimientos de la LOPDP y de este contrato, según la ley ecuatoriana.

11. Ley y controversias

Leyes del Ecuador. Mediación en [●]; en su defecto, los jueces competentes de [●].

Anexo A · Medidas de seguridad

• Aislamiento por institución en la base de datos (seguridad por fila), denegación por defecto y pruebas automáticas de permisos en cada cambio.
• Permisos por rol con alcance (institución, sede, aula); los datos sensibles exigen permisos específicos.
• Registro de cambios (auditoría) y de consultas de desarrollo y del DECE, y casos confidenciales del DECE restringidos a quien los lleva.
• Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo; archivos en almacenamiento privado con enlaces firmados y temporales.
• Claves y secretos solo en el servidor; el certificado de firma electrónica, en una bóveda cifrada.
• Respaldos diarios con 7 días de retención [● PITR desde el primer colegio en producción].
• Monitoreo de errores y alertas [● pendiente: G6].
• Ambientes separados de desarrollo y producción [● pendiente: G2]. Los datos reales nunca se copian a desarrollo.

Aceptación

Se acepta en Bloomly por la persona con facultad de representar al Colegio (nombre, cédula y cargo quedan registrados) y, si el Colegio lo prefiere, también se firma con firma electrónica.